Projekte & Lager

Lager mit Auslagen sauber abrechnen — und endlich wissen, wer wem noch was schuldet.

Jeder, der schon mal ein Sommerlager organisiert hat, kennt die Excel-Tabelle: Lisa hat 1.785 € vorausgelegt, Klaus 234 €, drei Belege fehlen, niemand weiß mehr, wofür die 50 € waren. Vereinskasse macht Schluss damit.

Das Problem

Vereinslager und Projekte werden meist von Helfern vorfinanziert. Quittungen wandern in Schuhkartons, WhatsApp-Bilder, Excel-Listen. Am Ende sitzen Kassier und Projektleiter zusammen und versuchen zu rekonstruieren, wer was bezahlt hat — und wer wieviel zurückbekommt.

Das geht stundenlang, geht oft nicht ganz auf, und niemand weiß, ob am Schluss wirklich alle ausgeglichen sind.

So funktioniert's mit Vereinskasse

Projekt anlegen

Eigene Kategorien definieren (Lebensmittel, Unterkunft, Transport …) — passend zu eurem Projekt, nicht zur Buchhaltung.

Projektleiter freischalten

Lager-Leitung darf Belege direkt zum Projekt hochladen — ohne Umweg über die normale Beleg-Prüfung.

Bank-Bewegungen automatisch zuordnen

Vorschüsse, Förderungen und Teilnehmerbeiträge werden über den Bankabgleich automatisch ans Projekt gespiegelt.

Saldi pro Person sehen

Live-Übersicht: Wer hat wieviel ausgelegt? Wer hat einen Vorschuss bekommen? Was steht offen?

Erst abrechnen, wenn alle 0 sind

Submit ist gesperrt, solange Personen-Saldi offen sind. Kein „wir machen's später richtig" — sondern sauber bis zum letzten Cent.

Projekt-Detailansicht mit Kategorien-Aufteilung und Personen-Saldi — Übersicht eines Projekts: Budget-Fortschritt, Aufteilung nach Kategorie, offene Auslagen pro Person.

Für wen das gemacht ist

Das Feature ist für Vereine, die regelmäßig zeitlich begrenzte Initiativen mit eigener Kostenstelle haben:

Pfadfinder-Lager Sportvereine mit Trainingscamps Musikvereine mit Konzertreisen Jugendgruppen mit Ausflügen Theatergruppen mit Produktionen NGOs mit Projektförderungen

Wenn ihr im Verein „Wir verrechnen das nach dem Lager" sagt, ist das Feature für euch.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Projektleiter einen Beleg falsch zuordnet?

Der Kassier sieht alle Buchungen vor der Freigabe und kann sie korrigieren. Erst beim Approve werden sie in die Hauptbuchhaltung übernommen.

Wie funktioniert die Auszahlung der Auslagen?

Vorschüsse und Rückzahlungen laufen extern per Banküberweisung. Sobald die Überweisung im Bankauszug auftaucht, wird sie als „Verrechnung" gespiegelt und schließt den Saldo der Person auf 0.

Können mehrere Projekte parallel laufen?

Ja, beliebig viele. Jedes Projekt hat eigene Kategorien, eigene Manager, eigenen Status (Entwurf → eingereicht → freigegeben).

Gibt es einen Abschlussbericht?

Ja, ein PDF-Report auf Vereins-Briefpapier mit Budget, Ist-Werten, allen Buchungen und Personen-Saldi — fertig für die Vorstandssitzung oder Förderstelle.

Was, wenn ein Beleg verloren geht?

Buchungen können auch ohne Beleg erfasst werden — das ist dann transparent dokumentiert (kein Beleg dran). Der Kassier kann das beim Approve sehen und entscheiden.